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电子劳动合同是劳动关系管理数字化的关键

邱婕
2020-04-06 09:23:09 来源:中工网——《工人日报》

  近日,人社部就订立电子劳动合同的有关问题进行回函,明确用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。该文虽以回函形式,内容简短,但对电子劳动合同的发展有重要意义。

  该函本身并未创设新的法律规定,是基于现有法律的回复。《劳动合同法》第十条规定,“建立劳动关系,应当订立书面劳动合同”。按照《合同法》的规定,书面形式是指合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)等可以有形地表现所载内容的形式。而按照2013年商务部制定的《电子合同在线订立流程规范》, 电子合同是指平等主体的自然人、法人、其他组织之间以数据电文为载体, 并利用电子通信手段设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。可见,电子合同就是以数据电文为载体的书面合同。

  事实上,地方规定中已有认可电子劳动合同的形式。2019年11月,浙江省人社厅《关于优化新业态劳动用工服务的指导意见》中已经明确新业态用工可以签订电子劳动合同,这也符合新业态的发展趋势。典型的电子劳动合同的订立过程大概为,第一步,企业通过短信、微信等方式向劳动者发送电子劳动合同签订链接;第二步,劳动者点击链接进入电子劳动合同订立页面;第三步,劳动者完成个人实名认证;第四步,签署电子劳动合同。订立电子劳动合同还是很快捷便利的,在完成上述步骤后,除劳动关系双方可以获得的电子版劳动合同外,还可以获得第三方机构出具的《电子数据存证报告》。

  值得注意的是,人社部回函中对电子合同的生效要求是“符合电子签名法等法律法规规定”,因此,电子合同的“电子签名”是一个关键点。我国《电子签名法》早在2005年4月1日起已经施行。该法第十三条规定,可靠的电子签名应当满足四个要件:其一,电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有;其二,签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制;其三,签署后对电子签名的任何改动能够被发现;其四,签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。只要满足上述条件,劳动合同当中的电子签名就具有法律效力。

  电子邮件尽管也包含在书面合同的数据电文中,但要同时满足人社部回函中规定的“可靠的电子签名”则存在困难。《电子签名法》对电子合同达到符合法律、法规要求的书面形式的要求是,能够有形地表现所载内容并可以随时调取查用的数据电文。因此,为了保证电子劳动合同的有效性及避免后续的法律风险,不建议企业采取电子邮件形式订立电子劳动合同。尽量使用取得认证资格的电子认证服务供应商,当然,如果企业有更高的保密要求也可自建电子劳动合同订立系统。

  劳动合同的重要作用在于其是证明劳动关系存在的主要证据。近年来,司法审判的数字化发展与时俱进,2012年,《民事诉讼法》将电子数据增加为新的证据形式。2015年,《民事诉讼法解释》明确了电子数据的含义。2019年最高法发布《关于修改〈关于民事诉讼证据的若干规定〉的决定》,对电子数据范围作出比较详细的规定,明确当事人提供和人民法院调查收集、保全电子数据的要求,规定了电子数据审查判断规则,完善了电子数据证据规则体系。

  我国已经建立了完善的电子合同举证规则。综合上述法律规定和司法实践,在涉及电子劳动合同的案例审理中,应提交纸质版的“电子数据存证报告”,有条件的可以做当庭演示。如双方对电子劳动合同证据真实性无异议的,即可采纳。如一方对电子劳动合同真实性有异议的,可以通过提交电子劳动合同公证书的方式进一步证明。

  随着我国信息化社会的快速发展,中国在数字化转型方面已居世界前列,电子劳动合同因其所具有的特殊价值,必然是未来的发展趋势。当然,对企业的劳动合同管理来说,也需要一次全流程的再造,这也是我国企业劳动关系管理数字化转型不可或缺的一环。

  (作者为中国劳动关系学会常务理事)

编辑:尹文卓

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